Wybierając biuro rachunkowe z Białegostoku, Mateusz kierował się wyłącznie ceną jego usług. Tak więc wybrał tanią księgową, aby jak najwięcej zaoszczędzić. Jednak po roku otrzymał pismo ze skarbówki, w którym został oskarżony o przestępstwa karnoskarbowe.

Mateusz natychmiast podjął próbę kontaktu z księgową, której telefon ciągle milczał. W końcu wybrał się do niej osobiście, aby wyjaśnić sprawę ze skarbówką. Jak przebiegało to spotkanie? O tym za chwilę…

Najpierw zaprezentujemy 4 proste kroki, za sprawą których przedsiębiorca — działający w oparciu o KPiR i niezatrudniający pracowników — bez problemu przeniesie księgowość do innego biura.

1.     Co świadczy o tym, że należy zmienić księgową z Białegostoku?

Kiedy należy rozważyć zmianę księgowego?

• Brak stałego dostępu do operacji księgowych. Przedsiębiorca nie wie, skąd pochodzą kwoty podatków, jaki osiągnął przychód oraz jakie koszty wygenerował. Brak dostępu do danych historycznych uniemożliwia analizę kondycji finansowej firmy i podejmowanie właściwych decyzji na przyszłość.
• Brak elastycznego podejścia do dostarczania dokumentów. Przejawia się to tym, że przedsiębiorca musi osobiście dostarczać papierowe dokumenty do biura księgowego, tracąc przy tym swój cenny czas i pieniądze. Nie ma możliwości przesłania dokumentów za pomocą kuriera lub cyfrowo (skany).
• Brak komunikacji i merytorycznych odpowiedzi. Jeśli biuro nie odpowiada na e-maile, nie oddzwania albo odpowiada po długim czasie lub robi to powierzchownie, to zły znak. Brak wsparcia i merytorycznych odpowiedzi prowadzi do utraty zaufania przez klienta.
• Brak reprezentowania przed urzędem skarbowym czy ZUS-em. Obecnie jest ono standardową usługą oferowaną przez biura księgowe, którego zakres powinna określać umowa. Zostaje ono usankcjonowane na mocy pełnomocnictwa, jakie przedsiębiorca spisuje na rzecz swojego księgowego.
• Brak poprawnych rozliczeń przez biuro księgowe. Największy problem dla przedsiębiorcy pojawia się wtedy, gdy księgowy nie prowadzi prawidłowo rozliczeń i dokumentacji, narażając tym samym klienta na konsekwencje karnoskarbowe. W razie takich podejrzeń warto zlecić audyt dotychczasowych rozliczeń innemu księgowemu.

2.     Kiedy warto zmienić księgową z Białegostoku?

Jaką porą roku dokonać zmiany biura księgowego? Otóż każdy moment jest na to dobry, bez względu na to, czy to początek, środek, czy też koniec roku podatkowego. Niemniej jednak warto wziąć pod uwagę kilka kwestii, zanim dokona się tej zmiany.

Jakie kwestie należy uwzględnić przed zmianą księgowego?

• Zmiany należy dokonać po zamknięciu okresu rozliczeniowego, opłaceniu wyliczonych podatków i złożeniu deklaracji.
• Trzeba uwzględnić okres wypowiedzenia umowy z aktualnym biurem księgowym, który zwykle trwa dłużej niż miesiąc.
• Zanim dokonamy zmiany, powinniśmy się skontaktować z nowym biurem księgowym, aby przekazać niezbędne informacje dotyczące działalności oraz dowiedzieć się, ile czasu zajmie księgowemu zapoznanie się z dokumentacją.

3.  Jaki jest pierwszy krok przy zmianie biura rachunkowego z Białegostoku?

W pierwszym kroku należy wypowiedzieć umowę o świadczenie usług przez biuro księgowe. Zazwyczaj taka umowa ma długi okres wypowiedzenia, nierzadko wynoszący 2 miesiące kalendarzowe. W praktyce oznacza to, że jeśli wypowie się umowę np. 21 maja, to jej rozwiązanie nastąpi dopiero z końcem lipca.

Takie wypowiedzenie należy sporządzić samodzielnie, w dwóch jednakowo brzmiących egzemplarzach, a następnie uzyskać na nim podpis księgowego. W czasie trwania wypowiedzenia można wybrać nowego księgowego oraz załatwić wszelkie formalności z tym związane.

4.  Jaki jest drugi krok przy zmianie biura rachunkowego z Białegostoku?

Drugim krokiem jest wybranie świetnego biura księgowego i zawarcie z nim umowy na świadczenie usług księgowych. O tym, czym się kierować przy wyborze nowego księgowego, pisaliśmy już w artykule zatytułowanym „Jak wybrać dobre biuro rachunkowe w Białymstoku”. Warto pamiętać, żeby nowa umowa zaczynała się z dniem następnym, zaraz po dniu kończącym poprzednią.

Co należy sprawdzić przed podpisaniem nowej umowy z biurem księgowym? Oto pytania, na które trzeba uzyskać odpowiedzi…

• Ile dokumentów będzie księgowanych w cenie usługi, a także ile kosztuje zaksięgowanie kolejnych?
• W jakiej formie będzie możliwy kontakt z księgowym: telefonicznie, e-mailowo czy może bezpośrednio, a także w których dniach i godzinach?
• Czy nowe biuro udostępnia skany dokumentów, dane księgowe oraz narzędzia do fakturowania?
• Czy księgowy składa deklaracje podatkowe za przedsiębiorcę?
• Czy biuro reprezentuje swojego klienta przed urzędami?
• Jak i w jakim terminie przedsiębiorca musi złożyć do biura dokumenty księgowe za dany okres, takie jak faktury czy rachunki?
• Jak i kiedy księgowy informuje o wysokości podatków do zapłaty i terminach ich uregulowania?
• Jakie dodatkowe usługi oferuje biuro (np. obsługa kadrowo-płacowa, sporządzanie umów) oraz w jakiej cenie?

5.     Jaki jest trzeci krok przy zmianie biura rachunkowego z Białegostoku?

Trzecim krokiem jest aktualizacja wpisu w CEiDG, który dotyczy podmiotu prowadzącego księgowość firmy oraz miejsca przechowywania dokumentacji. Wniosek o zmianę danych CEiDG-1 należy złożyć w urzędzie miasta lub gminy w ciągu 7 dni od daty zmiany biura.

Jak tego dokonać? Otóż w formularzu CEiDG-1 należy:

•  w punkcie 21 wpisać nazwę i NIP biura księgowego;

•  w punkcie 22 wpisać adres przechowywania dokumentacji przez nowe biuro księgowe;

•  w punkcie 01 należy wpisać datę rozpoczęcia współpracy z nowym  biurem księgowym.

Warto nadmienić, że biuro księgowe może dokonać tej aktualizacji wpisu za przedsiębiorcę na mocy pełnomocnictwa.

6.     Jaki jest czwarty krok przy zmianie biura rachunkowego z Białegostoku?

W czwartym kroku przedsiębiorca musi umówić się z poprzednią księgową na odbiór dokumentacji jego firmy. Najlepiej to uczynić na kilka dni przed upływem wypowiedzenia.

Jakie dokumenty przenieść z poprzedniego biura księgowego do nowego?

• faktury, rachunki oraz potwierdzenia zapłaty należności, a także umowy i wyciągi bankowe;
• dokumenty związane z kadrami i płacami;
• struktury JPK, a także potwierdzenie ich wysyłki;
• deklaracje podatkowe, a także potwierdzenie ich wysłania;
• deklaracje rozliczeniowe (ZUS);
• ewidencje wyposażenia, środków trwałych czy przebiegu pojazdu;
• rejestry VAT, zarówno zakupów, jak i sprzedaży;
• wydruki z księgi przychodów i rozchodów obejmujące cały okres rozliczeniowy prowadzony przez poprzednie biuro księgowe;
• wszystkie inne, niewymienione powyżej dokumenty, które przedsiębiorca przekazał do poprzedniego biura księgowego.

Zanim przekaże się powyższe dokumenty do nowego biura księgowego, poprzedni księgowy powinien sporządzić protokół odbioru, w którym przedsiębiorca potwierdzi, że dokumentacja jest kompletna.

7.     Podsumowanie: jak krok po kroku zmienić biuro rachunkowe z Białegostoku?

Powróćmy do historii Mateusza. Otóż jego księgowa wylała mu przysłowiowy kubeł zimnej wody na głowę. Kobieta oświadczyła, że to on ponosi odpowiedzialność za zaistniałe błędy, a ona nie będzie go reprezentować przed urzędem skarbowym, gdyż tej usługi nie ma zapisanej w umowie.

Mateusz, niewiele czekając, przystąpił do pozbycia się złego biura.

Oto jak w prostych 4 krokach przedsiębiorca zmienił biuro księgowe:

• wypowiedział umowę obecnej księgowej;
• znalazł świetne biuro i podpisał z nim rzetelną umowę;
• nowy księgowy zaktualizował jego wpis w CEiDG;
• przeniósł wszystkie dokumenty ze starego biura do nowego.

W ten oto sposób Mateusz zmienił kiepską księgową na biuro rachunkowe „TRIBUTUM” z Białegostoku, które nie tylko pomogło mu wyjść na prostą po perypetiach ze skarbówką, ale także rzetelnie zajęło się jego papierologią. Dzięki temu przedsiębiorca zyskał święty spokój i wolną głowę, aby zająć się rozwojem firmy.