Jesień złociła się liśćmi, za oknem zrobiło się mgliście, a w biurze rachunkowym z Białegostoku jak zwykle praca szła pełną parą, bo zbliżał się okres rozliczeniowy. Tymczasem progi biura przekroczył przedsiębiorca, który był jego klientem. Mężczyzna wszedł do gabinetu księgowego i usiadł na kanapie. Był spięty, pod jego oczami zbierały się gęste krople łez, a twarz była blada.
— Panie Marcinie — rzekł przedsiębiorca łamiącym się głosem — niech pan coś zrobi, bo zwariuję…
— Co się dzieje? — zapytał księgowy, odrywając się od laptopa.
— W nocy nie mogę spać, miewam koszmary…
— To chyba nie moja działka. Polecę panu dobrego…
— Nie! To właśnie pana działka, bo co noc śni mi się wielki walec, który rozjeżdża moją firmę. Na tym walcu widnieje napis: „Krajowy System e-Faktur”…
Księgowy się zaśmiał.
— Aha, o to chodzi! To nie jest żaden problem…
— Nie?
— Pewnie, że nie. Przepisy o wystawianiu faktur w KSeF-ie co prawda zaczną obowiązywać od 1 lutego 2026 roku, ale tylko dla dużych firm, które w 2024 roku przekroczyły 200 mln zł obrotu. Tymczasem dla firm pana formatu ten obowiązek wejdzie w życie 1 kwietnia 2026 roku i nie będzie to prima aprilis. Dla pozostałych firm, których wartość sprzedaży wynosi 10 000 zł brutto miesięcznie, termin ten zostanie odroczony do 1 stycznia 2027 roku… Nie oznacza to, że już teraz nie może pan skorzystać z opcji wystawiania faktur w KSeF-ie. Jak najbardziej aplikacja Scanye, którą udostępnia panu nasze biuro, jest zintegrowana z KSeF-em. Z jej pomocą może pan wystawiać faktury ustrukturyzowane bez dodatkowych opłat.
Mężczyzna odetchnął z ulgą. Czy skończyły się jego koszmary? O tym za chwilę. Najpierw wyjaśnijmy, jak wystawiać faktury z pomocą aplikacji, którą posługuje się nasze biuro rachunkowe z Białegostoku.
Jak za darmo wystawić fakturę sprzedażową zintegrowaną z KSeF-em? Biuro rachunkowe z Białegostoku podpowiada, jak tego dokonać za pomocą aplikacji Scanye
- Po pierwsze musimy się upewnić, że aplikacja wykorzystywana przez biuro rachunkowe z Białegostoku jest zintegrowana z KSeF-em. Jeśli korzystamy z systemu Scanye, możemy swobodnie wystawiać faktury sprzedażowe, które będą dostosowane do KSeF-u.
- Po drugie z pomocą aplikacji Scanye możemy także odbierać cyfrowo faktury kosztowe. Ta aplikacja automatycznie pobierze je z KSeF-u.
- Po trzecie musimy zalogować się do aplikacji Scanye, żeby wystawić fakturę sprzedażową. W tym celu klikamy kursorem w lewą zakładkę o nazwie „Sprzedaż”, a następnie w przycisk „Wystaw nową fakturę” w prawym górnym rogu.
- Po czwarte aplikacja przeniesie nas w miejsce, skąd wystawimy nowe faktury. I tak klikając w ikonkę koła zębatego, będziemy mogli wprowadzić niezbędne dane do faktury.
- Po piąte możemy zmienić numerację faktury. Wystarczy, że klikniemy w przycisk „Zmień” widoczny przy numerze faktury. Za jego sprawą mamy do wyboru dwie opcje: automatyczną numerację oraz ręczne wprowadzenie numeru. Chcąc wybrać tę ostatnią, klikamy w przycisk „Wyłącz automatyczną numerację dla tej faktury”. Zyskujemy pewność, że te ustawienia zostaną zapisane i zastosowane przy kolejnym wystawianiu faktur, dzięki czemu zapewnimy właściwą numerację.
- Po szóste wypełnimy pozostałe pola w formularzu. Najpierw dodamy naszego kontrahenta za sprawą przycisku „Dodaj nowego nabywcę”. Jeśli nabywca to firma, musimy to określić, wybierając taki zapis. Tutaj podamy jego NIP, a następnie — z pomocą funkcji „Pobierz z GUS” — automatycznie uzupełnimy jego pozostałe dane. Gdy klikniemy „Zapisz”, informacje o nim zostaną zapamiętane i udostępnione przy wystawianiu kolejnej faktury sprzedażowej.
- Po siódme możemy uzupełnić pozostałe dane do faktury. W kolejnym kroku wybierzemy formę płatności i uzupełnimy numer konta. Jeśli chcemy, żeby był dostępny do kolejnych faktur, wystarczy, że klikniemy „Zapisz jako nowy”. Jeśli nie chcemy, aby data wystawienia i transakcji nie pokryły się z datą utworzenia faktury, możemy je zmienić za pomocą ikonki kalendarza. Z kolei termin zapłaty określimy, wybierając odpowiednią datę z kalendarza lub wpisując ją ręcznie. Zwykle określa się go na 7, 14, 21 bądź 30 dni. Jeśli faktura już została opłacona, w formularzu znajdziemy dodatkowe pole na wpisanie daty płatności. Następnie wskażemy nazwy towarów lub usług oraz jednostki, które — jeśli klikniemy w „Zapisz jako nowy” — będą dostępne przy uzupełnianiu nowych faktur. Warto nadmienić, że kody GTU wybierzemy z listy, a kwoty na podstawie obliczeń netto bądź brutto przeliczą się same. Możemy także dodawać uwagi do faktury, z których skorzystamy również w przyszłości.
- Po ósme, gdy już uzupełnimy wszystkie puste pola, wystarczy, że klikniemy w „Zapisz fakturę”. Faktura pojawi się w zakładce „Sprzedaż” i przejrzymy ją za pomocą ikonki „Podgląd”. Jeśli nasza aplikacja przeszła integrację z KSeF-em, fakturę możemy do niego przesłać, dzięki czemu będzie dostępna dla biura rachunkowego z Białegostoku oraz naszych kontrahentów (pod warunkiem że korzystają oni z tej aplikacji lub są zintegrowani z KSeF-em). Tym samym nie musimy ręcznie wysyłać faktur do biura, kontrahentów, ani tym bardziej urzędów…
- Po dziewiąte, jeśli popełnimy błąd, możemy edytować fakturę w aplikacji Scanye. Stanie się tak, jeśli nie została ona potwierdzona przez biuro rachunkowe z Białegostoku. Zweryfikujemy to po otwarciu dokumentu w lewym górnym rogu, gdzie będzie widniał napis: „NIEPOTWIERDZONA”. Ponownie przechodzimy do zakładki „Sprzedaż” i oznaczamy fakturę, którą chcemy edytować. Klikamy przycisk „Otwórz” u dołu ekranu, a następnie „Edytuj” w prawym dolnym rogu w podglądzie faktury. Teraz wprowadzamy zmiany i klikamy „Zapisz fakturę”. Księgowy z biura rachunkowego z Białegostoku zobaczy tylko wersję poprawioną.
- Po dziesiąte aplikacja księgowa Scanye daje nam wiele innych funkcjonalności. Możemy wystawić fakturę pro forma, korektę do faktury, fakturę zaliczkę i końcową, fakturę VAT marża oraz fakturę cykliczną.
Podsumowanie: jak wystawić fakturę VAT zintegrowaną z KSeF-em? Biuro rachunkowe z Białegostoku wyjaśnia, jak się potoczyła historia przedsiębiorcy z pierwszego akapitu
Gdy przedsiębiorca przekroczył progi biura, był załamany, bo nie wiedział, jak ogarnąć wystawianie faktur VAT w KSeF-ie. Księgowy mu wszystko wyjaśnił. Kilka miesięcy później przedsiębiorca ponownie przekroczył progi biura rachunkowego z Białegostoku. Wszedł do gabinetu księgowego i wygodnie rozsiadł się na kanapie. Tym razem jego twarz była rumiana, a oczy iskrzyły się radością, która promieniowała na jego twarzy. Księgowy oderwał się od laptopa i przyjrzał się swojemu klientowi.
— Dobrze pan wygląda! — rzekł księgowy. — Gdy ostatni raz pana widziałem, był pan w złej formie, delikatnie mówiąc…
— Tak, to prawda. Ale teraz mam się nieźle. Faktycznie aplikacja Scanye, z której korzysta pana biuro, okazała się świetnym narzędziem do wystawiania faktur. Dzięki temu, że jest zintegrowana z KSeF-em, nigdzie nie muszę wysyłać faktur, bo wszystkie trafiają we właściwe ręce. Może zabrzmi to dziwnie, ale biuro rachunkowe „Tributum” z Białegostoku sprawiło, że śpię spokojnie i cieszę się tym, co lubię i chcę robić!