Gdy Andrzej zakładał jednoosobową działalność gospodarczą, nie szukał biura rachunkowego w Białymstoku. Samodzielnie zajął się prowadzeniem księgowości, tym bardziej, że miał na to czas i chęci.
Poniekąd wynikało to także z faktu, że bał się o prawidłowość rozliczeń, nie chcąc ich powierzyć przypadkowemu księgowemu. Wolał samemu prowadzić księgowość, aby uniknąć konsekwencji karnoskarbowych wynikłych z zaniechania bądź błędnego rozliczenia finansów firmy.
Jednak gdy jego działalność zanotowała spory rozwój, zaczął zatrudniać pracowników. Wtedy coraz częściej brakowało mu czasu na zajmowanie się księgowością, która stawała się coraz bardziej zaawansowana.
Po prostu wymagała ona od Andrzeja nieustannego kształcenia, na które nie miał ani siły, ani czasu. Nieustanne szkolenia czy kursy, dzięki którym byłby na bieżąco ze zmianami w przepisach następującymi co kwartał, wymagały zbyt dużo uwagi. Chcąc uniknąć pomyłek, które ściągną na niego kary bądź odsetki od źle naliczonego podatku, postanowił wynająć księgowego.
Czy udało mu się znaleźć świetne biuro księgowe, które pozwoliło mu skupić się na tym, co lubił robić, i nie martwić się o problemy z fiskusem? O tym za chwilę. Najpierw powiedzmy sobie, czym się kierować przy wyborze dobrego księgowego…
1. Czym powinno się cechować świetne biuro rachunkowe z Białegostoku?
Świetne biuro księgowe powinno realizować następującą dewizę:
„Zajmij się robieniem interesów, a urzędy zostaw nam”.
Wynikają z tego dwie zasadnicze korzyści dla klienta:
- po pierwsze klient ma wolną głowę od spraw księgowych, a tym samym czas na rozwijanie firmy, sprzedaż produktów i usług czy po prostu robienie tego, na czym się najlepiej zna i co sprawia mu największą satysfakcję;
- po drugie księgowy, którego wynajmuje, zajmuje się wszystkim od A do Z, czyli nie tylko na bieżąco księguje przychody i rozchody, wysyła deklaracje, ale także reprezentuje jego firmę przed ZUS-em czy urzędem skarbowym, rozwiązując za niego wszelkie wynikłe problemy.
Tym samym klient zyskuje poczucie bezpieczeństwa i swobodę działania.
2. Jak sprawdzić opinie księgowego z Białegostoku?
Istnieją dwa główne źródła zdobywania opinii o księgowym:
- pierwszym są opinie przyjaciół i znajomych, którzy korzystali z danego biura księgowego. Jeśli korzystają z jego usług przez dłuższy czas i są zadowoleni, to dobry znak. W rozmowie z nimi warto zweryfikować, czy informacje podane na stronie internetowej księgowego znajdują odzwierciedlenie w rzeczywistości;
- drugim są opinie w Internecie. I tu się pojawia problem. Niestety trzeba zweryfikować, czy mamy do czynienia z wiarygodnymi recenzjami, czy może z opiniami kupionymi. Jak rozpoznać wiarygodne recenzje? Otóż są one pisane z entuzjazmem, czasem chaotycznie, nie są sztywne i perfekcyjne składniowo. Znakiem ostrzegawczym jest brak złych opinii, gdyż jeszcze się taki nie narodził, który by wszystkim dogodził…
3. Czy biuro rachunkowe z Białegostoku ma certyfikaty?
Obecnie na biurze księgowym nie ciąży obowiązek posiadania certyfikatu Ministerstwa Finansów. Został on zniesiony w 2014 roku wraz z deregulacją zawodu. Tym samym klient samodzielnie musi się upewnić, czy księgowy ma odpowiednie kwalifikacje.
Oto jak można to sprawdzić:
- można upewnić się, czy biuro ma wspomniany certyfikat. Jeśli faktycznie tak jest, to dobry znak, że zdobyło go przed deregulacją, czyli działa od dłuższego czasu na rynku i ma niezbędne doświadczenie;
- warto sprawdzić, czy księgowy ukończył studia w tym kierunku, bierze udział w szkoleniach i kursach pogłębiających jego wiedzę w dziedzinie rachunkowości lub podatków;
- powinniśmy sprawdzić, czy księgowy, który będzie prowadził naszą firmę, ma odpowiednie doświadczenie z firmami o podobnym profilu gospodarczym, a także jak długo pracuje w zawodzie.
4. Czy biuro rachunkowe z Białegostoku ma ubezpieczenie OC?
Obecnie, po deregulacji zawodów, osoby wykonujące działalność księgową muszą spełnić dwa warunki:
- po pierwsze muszą mieć pełną zdolność do czynności prawnych, a konkretnie — świadectwo niekaralności za przestępstwa z dziedziny finansowej, takie jak: przestępstwa skarbowe oraz za czyn określony w rozdziale 9 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, przestępstwa przeciwko obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, mieniu czy wiarygodności dokumentów;
- po drugie muszą mieć ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Warto o nie zapytać księgowego, gdyż jak się okazuje, nie wszystkie biura księgowe są do tego zobowiązane. Zwolnieniu podlegają te podmioty, które prowadzą tylko księgi przychodów i rozchodów albo pomagają w wypełnianiu zeznań i deklaracji.
To ubezpieczenie OC biura księgowego obejmuje jego odpowiedzialność cywilną za szkody wyrządzone w czasie działania bądź zaniechania swoich działań. Tak więc warto się upewnić, czy biuro ma polisę, gdyż zyska się gwarancję bezpieczeństwa na wypadek zaistnienia błędów księgowych.
5. Jak wygląda obsługa klienta przez biuro rachunkowe z Białegostoku?
Już od pierwszego kontaktu z biurem księgowym można wyczuć, jak będzie przebiegać współpraca. Wystarczy być bacznym obserwatorem, aby się przekonać, czy pracownicy biura podchodzą do klienta z szacunkiem, czy może traktują go tylko jak okazję do pomnożenia zysku.
Oto pięć cech dobrej obsługi księgowej:
- przy pierwszym kontakcie telefonicznym czy e-mailowym spotykamy się z sympatycznym przyjęciem, cierpliwym wyjaśnianiem zawiłych kwestii;
- po odwiedzeniu księgowego i rozmowie z nim face to face mamy poczucie, że jest to życzliwy, sympatyczny człowiek, który faktycznie chce nam służyć, jak najlepiej potrafi;
- witryna biura jest rzetelna, profesjonalna, przejrzysta, a język nie jest wydumany, brakuje przechwalania się i buty, za to są konkrety i prostota przekazu;
- na odpowiedź e-mailową czy zwrotny telefon nie musimy zbyt długo czekać;
- biuro stosuje nowoczesne technologie ułatwiające życie przedsiębiorcy, takie jak chociażby program do zdalnego przesyłania swoich dokumentów w formie elektronicznej, oraz umożliwia wystawianie faktur.
Ułatwieniem byłoby także to, gdyby biuro księgowe znajdywało się w pobliżu działania firmy. Jednak w dobie Internetu nie jest to już konieczne, gdyż większość spraw można załatwić zdalnie, bez konieczności wychodzenia z domu czy firmy.
Podsumowanie: jak wybrać dobrego księgowego?
Chcąc odpowiedzieć na to pytanie, powróćmy do historii Andrzeja. Otóż przedsiębiorca został zmuszony do przełamania swego lęku przed zatrudnieniem zewnętrznego księgowego i powierzeniem mu finansów firmy.
W tym celu posłużył się powyższymi kryteriami wyboru, dzięki którym dokonał weryfikacji kompetencji biura księgowego. I tak wyselekcjonował dziesięć biur z Białegostoku, z których ostatecznie, po rozmowach i sprawdzeniu opinii, wybrał jedno.
Wybór padł na Biuro Rachunkowe „Tributum”. Z jego pomocą Andrzej uwolnił się od papierologii i odpowiedzialności przed urzędami, a zajął się rozwojem swej firmy. Z perspektywy czasu stwierdził, że była to najlepsza decyzja biznesowa, jaką podjął w życiu, gdyż skupiając się na tym, co umiał najlepiej, pchnął firmę na zupełnie nowy poziom, o którym wcześniej nie marzył.