Gdy Patryk założył firmę usługową w Białymstoku, postanowił nie zatrudniać biura rachunkowego, ale samodzielnie zająć się księgowością.
Jako młody przedsiębiorca doszedł do wniosku, że na początku działalności trzeba niwelować koszty, a takim kosztem jest niewątpliwie wynajęcie profesjonalnego księgowego.
Sprawa wydawała się prosta: będzie prowadził księgę przychodów i rozchodów, oczywiście nie ręcznie, ale za pomocą programu księgowego. Do niego wprowadzi faktury sprzedażowe i kosztowe, a także inne wydatki. System sam wyliczy wysokość podatków, jakie należy zapłacić za dany okres, a deklaracja do urzędu skarbowego zostanie wygenerowana automatycznie. Oto cała filozofia…
Zanim podjął ostateczną decyzję odnośnie do samodzielnego prowadzenia księgowości, postanowił spotkać się ze swoim wujkiem, który od wielu lat z sukcesem prowadził firmę. W czasie tego spotkania stary przedsiębiorca zwrócił uwagę Patryka na jedną ważną rzecz, która dała mu do myślenia…
Jaka to była rzecz i jak wpłynęła na decyzję Patryka? O tym za chwilę. Najpierw odpowiedzmy sobie na pytanie, ile kosztuje obsługa firmy przez biuro rachunkowe w Białystoku.
1. Jakie usługi dla firm wykonuje biuro rachunkowe w Białymstoku?
Oferuje ono szeroki wachlarz usług, począwszy od rozliczania ryczałtu ewidencjonowanego, przez prowadzenie księgi przychodów i rozchodów czy księgi handlowej (czyli pełnej księgowości), a kończąc na obsłudze kadrowo-księgowej, sporządzaniu deklaracji podatkowych czy reprezentowaniu firmy przed urzędami skarbowymi bądź ZUS-em.
a. ryczałt ewidencjonowany
Jest to uproszczona forma opodatkowania działalności gospodarczej. Niestety opodatkowaniu podlegają tutaj tylko same przychody i nie istnieje możliwość pomniejszenia ich o koszty. Jedyne składki, które może odliczyć firma na ryczałcie, to ubezpieczenie zdrowotne i społeczne. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności stawki podatku wahają się od 2% do 17%. Drugą wadą tej formy rozliczeń jest to, że nie każdy przedsiębiorca może z niej skorzystać. Oto lista branż i zawodów, które kwalifikują się do ryczałtu, z wyszczególnieniem konkretnych stawek podatku.
b. prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów
Chociaż jest to uproszczona forma księgowa, to jest ona bardziej rozbudowana i funkcjonalna niż ryczałt. Najczęściej korzystają z niej małe i średnie przedsiębiorstwa. Dlaczego cieszy się tak wielką popularnością? Otóż dlatego, że tutaj można księgować nie tylko przychody, które wpływają na konto firmy, ale także rejestrować wszelkie koszty, które ponosi przedsiębiorstwo. Księga przychodów i rozchodów jest prowadzona w formie tabeli, która ułatwia obliczenia i analizę kondycji finansowej firmy. Dzięki niej można wyłapać „dziury finansowe” w poszczególnych miesiącach, a następnie zoptymalizować zysk firmy, ale warto pamiętać, że nie z tak wielką dokładnością, jaką umożliwiają księgi handlowe.
c. prowadzenie ksiąg handlowych
Do skorzystania z ksiąg handlowych zobowiązane są spółki kapitałowe, spółki osobowe, firmy o przychodzie netto przekraczającym 2 miliony euro w danym roku podatkowym oraz wszystkie te przedsiębiorstwa, które z przyczyn praktycznych wybrały właśnie tę formę rozliczeń z fiskusem. Ta forma jest bardziej złożona i czasochłonna niż dwie poprzednie. Jej niewątpliwym plusem jest to, że pozwala z chirurgiczną precyzją określić kondycję firmy i znaleźć luki, przez które wypływa z firmy gotówka. Księgi rachunkowe nakładają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych, w których ujmuje się takie parametry, jak: rachunek zysków i strat, bilans czy inne kryteria.
d. obsługa kadrowo-płacowa
Zakres tej obsługi obejmuje dwa obszary, a mianowicie kadry i płace.
Do obsługi kadrowej zaliczamy:
- weryfikowanie, czy prawo pracy jest przestrzegane;
- zarządzanie zasobami ludzkimi, np. zwolnieniami czy urlopami;
- obsługę BHP;
- sporządzanie umowy o pracę;
- sporządzanie umowy zlecenia;
- sporządzanie umowy o dzieło;
- przygotowanie świadectwa pracy;
- przygotowanie rachunku do umowy zlecenia czy umowy o dzieło;
- prowadzenie akt osobowych;
- redukcję zatrudnienia i rekrutację pracowników;
- rejestrację pracowników w ZUS-ie;
- sporządzanie dokumentacji kadrowo-płacowej;
- sporządzanie dokumentacji kadrowo-płacowej do PFRON-u czy ZUS-u.
Do obsługi płacowej zaliczamy:
- przygotowanie raportów finansowych;
- wypłatę wynagrodzeń;
- sporządzanie deklaracji PIT;
- obliczanie składek ZUS;
- sporządzanie listy płac;
- naliczanie wynagrodzeń;
- rejestrację pracowników w ZUS-ie;
- sporządzanie dokumentacji kadrowo-płacowej;
- sporządzanie dokumentacji kadrowo-płacowej do PFRON-u czy ZUS-u.
Jak widać, niektóre czynności znajdują się w obu obszarach obsługi, a większość przynależy tylko do jednej z nich. Oprócz tego istnieją jeszcze inne usługi, które oferują księgowi, takie jak: pomoc w założeniu firmy, audyt akt pracowniczych, zeznania roczne czy aktualizacja danych oraz reprezentowanie firmy w kontakcie z ZUS-em czy urzędem skarbowym.
2. Ile kosztują usługi wykonywane przez biuro rachunkowe w Białymstoku?
Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie, gdyż na cenę tych usług ma wpływ cały wachlarz czynników, takich jak:
- liczba dokumentów zaksięgowanych w danym miesiącu;
- rodzaj przyjętej ewidencji księgowej;
- liczba zatrudnionych pracowników;
- sporządzanie dodatkowych dokumentów, rejestrów, ewidencji;
- stopień trudności prac wykonywanych przez księgowego;
- inne dodatkowe czynności.
Dla celów naszych wyliczeń przyjmujemy zakres obejmujący do 10 dokumentów oraz ograniczymy się do czterech głównych usług księgowych dla firmy.
Oto ile kosztują usługi oferowane przez biura rachunkowe w Białymstoku:
- ryczałt ewidencjonowany: od 60 do 300 zł plus VAT co miesiąc;
- prowadzenie księgi przychodów i rozchodów: od 80 do 300 zł plus VAT co miesiąc;
- prowadzenie ksiąg handlowych: od 340 do 1200 zł plus VAT co miesiąc;
- obsługa kadrowo-płacowa: od 40 do 70 zł od pracownika plus VAT co miesiąc.
Jak wynika z naszych wyliczeń, miesięczny koszt prowadzenia firmy w wymiarze podstawowym waha się od 60 do 1200 zł plus VAT.
Żeby dowiedzieć się, ile wyniesie on w konkretnym przypadku, warto skontaktować się z profesjonalnym księgowym i przedstawić mu zakres działalności i wszelkie niezbędne szczegóły współpracy.
3. Samodzielnie prowadzić księgowość w firmie czy scedować ten obowiązek na biuro rachunkowe z Białegostoku?
Chcąc odpowiedzieć na to pytanie, powróćmy do historii Patryka. Otóż chłopak spotkał się z wujkiem, swoim biznesowym mentorem, i poprosił go o poradę. Ten odrzekł mu bez ogródek:
„Patryku, mówisz mi o tym, że przez samodzielną księgowość zniwelujesz koszty. Ale zapominasz o jednej bardzo ważnej rzeczy: po pierwsze koszty to także twój czas, który przeznaczysz na ogarnięcie księgowości. Pamiętaj o tym, że profesjonalny księgowy zrobi to lepiej i szybciej niż taki amator jak ty, który będzie się tym zajmował z doskoku, łącząc to z pracą usługową dla klientów. Po drugie praca księgowego wymaga rozległej wiedzy z rachunkowości i prawa podatkowego, które ulega dynamicznym zmianom. Trzeba mieć czas, aby się nieustannie kształcić, gdyż pomyłki bywają bardzo kosztowne. Jeśli się wkradną, stracisz czas na robienie korekt, zapłacisz kary lub odsetki od źle naliczonego podatku. To jeszcze nie wszystko. Po trzecie to zajęcie jest dla ludzi uporządkowanych, którzy trzymają dyscyplinę w papierach. A ty, drogi Patryku, delikatnie rzecz ujmując, do takich nie należysz…”.
Przedsiębiorca zostawił Patrykowi wizytówkę biura rachunkowego „Tributum” z Białegostoku. Chłopak umówił się na spotkanie z jego szefem, a następnie zawarł umowę. Po jej podpisaniu otrzymał od biura narzędzie, dzięki któremu mógł wystawiać swoje faktury sprzedaży oraz przesyłać niezbędne dokumenty na bieżąco. Dzięki aplikacji SCANYE nie musiał się martwić o swoje dokumenty, że zaginą lub się uszkodzą, bo miał do nich ciągły dostęp.
Teraz jest zadowolony, że ponosi małe koszty za obsługę księgową i ma święty spokój: może się zająć tym, na czym się zna, co przynosi mu radość i daje satysfakcję finansową, zamiast siedzieć w papierach, których nigdy nie znosił…