Szef biura rachunkowego z Białegostoku siedział do późna w nocy, żeby przygotować swoich klientów na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Otrzymywał e-maile i telefony od swoich klientów z pytaniami dotyczącymi tego systemu, bo zaniepokoiły ich doniesienia medialne.

Ostatecznie zdecydował, że zleci napisanie artykułu, w którym odpowie na wszystkie wątpliwości. W ten sposób powstał tekst, który w 7 punktach omawia kluczowe zagadnienia związane z reformą systemu faktur.

Czym jest KSeF, od kiedy będzie obowiązywał i jakie sankcje ze sobą niesie? Na te oraz wiele innych pytań udzielamy odpowiedzi w niniejszym artykule…

1.     Pomoc biura rachunkowego z Białegostoku. Księgowy wskazuje, kto ponosi odpowiedzialność za wdrożenie tego systemu

Przedsiębiorcy pytali, czy biuro księgowe ogarnie za nich KSeF. Zła wiadomość jest taka, że księgowy nie wdroży za przedsiębiorcę KSeF-u w jego firmie. Wynika to z faktu, że jego rolą jest ewidencja faktur, które dostarczy przedsiębiorca, a nie zarządzanie firmami swoich klientów.

To na przedsiębiorcy ciąży ten obowiązek, bo to on kontroluje wszystkie procesy zachodzące w firmie. Dobra wiadomość jest jednak taka, że może liczyć na pomoc księgowego, na jego wsparcie merytoryczne, dzięki któremu uniknie kosztownych błędów.

2.     Zrozumienie, czym jest KSeF. Biuro rachunkowe z Białegostoku wyjaśnia, czemu służy ten system

Jest to Krajowy System e-Faktur, który ma dokonać rewolucji w fakturowaniu. Niebawem papierowe faktury zostaną zastąpione przez ustrukturyzowane faktury elektroniczne. Z jego pomocą przedsiębiorca wystawi, prześle, odbierze i przechowa e-faktury.

Chcąc wystawić fakturę, będzie mógł albo zrobić to „ręcznie” za pomocą rządowego oprogramowania, albo skorzystać z oprogramowania komercyjnego, które jego producent skonfigurował z KSeF-em.

W przypadku rządowego oprogramowania koszt obsługi KSeF-u będzie zerowy. Podobnie w przypadku niektórych programów komercyjnych, które mają wersje darmowe przy wysyłce kilkudziesięciu faktur rocznie.

Jeśli liczba wysyłanych faktur będzie zbyt duża, trzeba będzie sięgnąć po portfel. Przedsiębiorca zapłaci za możliwość skorzystania z jednego z wielu dostępnych na polskim rynku oprogramowań komercyjnych do wystawiania faktur.

3.     Terminy obowiązywania KSeF-u. Biuro rachunkowe z Białegostoku wskazuje daty, od kiedy będzie obowiązywał ten system

Kolejne pytanie, które nurtuje przedsiębiorców, dotyczy tego, od kiedy ten system będzie obowiązkowy. Jego termin obowiązywania zależy od przychodów firmy.

I tak, jeśli firma w 2024 roku osiągnęła przychód na poziomie ponad 200 mln złotych, czyli jest wielką korporacją, KSeF będzie ją obowiązywał już od 1 lutego 2026 roku. Jeśli natomiast przychody firmy wynoszą miesięcznie więcej niż 10 000 zł, KSeF będzie obowiązkowy od 1 kwietnia 2026 roku. W trzecim koszyku terminów znalazły się firmy, których przychód będzie mniejszy niż 10 000 zł. Wtedy KSeF będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2027 roku.

Warto mieć na uwadze jednak to, że powyższe terminy dotyczą wystawiania przez przedsiębiorców faktur sprzedażowych. Jeśli przedsiębiorca będzie chciał otrzymać fakturę kosztową od kontrahenta, który jest w pierwszej grupie wdrożeniowej, czyli od 1 lutego, ten ostatni będzie mu ją mógł przesłać do KSeF-u. Innymi słowy, ten przedsiębiorca i tak będzie musiał się logować w KSeF-ie, żeby pobrać swoją fakturę kosztową, chociaż jego termin wdrożeniowy przypada dopiero na kwiecień 2026 albo styczeń 2027 roku.

4.     Uzyskanie dostępu do KSeF-u. Biuro rachunkowe z Białegostoku podpowiada, jak się zalogować do tego systemu

Następne pytanie, które nurtuje przedsiębiorców, dotyczy logowania się do tego systemu. Zacznijmy od tego, że każdy przedsiębiorca mający NIP ma już założone konto w KSeF-ie.

Jeśli więc prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, wystarczy, że się tam zaloguje za pośrednictwem profilu zaufanego bądź podpisu kwalifikowanego. Z kolei jeśli prowadzi przykładowo spółkę z o.o., wymagane jest, aby nadał uprawnienia swemu pracownikowi za pośrednictwem formularza ZAW-FA, który należy złożyć do właściwego urzędu skarbowego. Dzięki nim pracownik będzie mógł się logować do KSeF-u oraz nadawać uprawnienia przykładowo pracownikom biura księgowego.

Warto także wspomnieć o tokenach, które są elektronicznymi kluczami generowanymi w KSeF-ie. Za ich sprawą stanie się możliwe skonfigurowanie z KSeF-em oprogramowania do wystawiania faktur, którego używa przedsiębiorca. Tym samym uniknie się dyskomfortu związanego z ciągłym logowaniem się do tego systemu za pomocą profilu zaufanego czy podpisu kwalifikowanego.

Już od 1 lutego zaczną działać certyfikaty, które z czasem zastąpią tokeny, bo zapewnią wyższy poziom uwierzytelnienia i autoryzacji połączenia z tym systemem.

5.     Przechowywanie faktur. Księgowy z Białegostoku wskazuje, jak długo faktury będą dostępne w KSeF-ie

Licząc od końca roku, w którym faktury zostały wystawione przez przedsiębiorcę i przesłane do KSeF-u, będą one przechowywane w tym systemie przez 10 lat. Jeśli zaś przedawnienie zobowiązania podatkowego — które z reguły wynosi 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku — będzie dłuższe niż 10 lat, licząc od końca roku, w którym wystawiono fakturę, przedsiębiorca będzie musiał zapewnić dostęp do faktur za sprawą archiwum elektronicznego bądź papierowych kopii.

6.     Kary pieniężne od urzędu skarbowego. Księgowy z Białegostoku wyjaśnia, za co grożą sankcje w kontekście KSeF-u

Przedsiębiorca ma obowiązek przesłania wystawionej faktury do KSeF-u niezwłocznie, czyli tego samego dnia.

Kiedy naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na przedsiębiorcę karę pieniężną?

• Jeśli przedsiębiorca wystawi fakturę poza KSeF-em.
• Jeśli w czasie awarii KSeF-u lub w trybie offline wystawi fakturę niezgodną ze wzorem struktury logicznej.
• Jeśli nie prześle faktury po awarii KSeF-u (w ciągu 7 dni) lub swojego łącza internetowego (następnego dnia po wystawieniu).

Wtedy może się spodziewać, że naczelnik urzędu skarbowego nałoży na niego karę pieniężną. Jej wysokość będzie wynosiła maksymalnie 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, która zawiera podatek VAT, bądź maksymalnie 18,7% kwoty brutto z faktury, która nie zawiera podatku VAT.

Tę karę należy uiścić na rachunek urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia. Sankcje będą obowiązywały od 1 stycznia 2027 roku. W 2026 roku przedsiębiorca będzie miał jeszcze okres wdrożeniowy, czyli będzie okryty parasolem ochronnym przed tymi sankcjami.

7.     Podsumowanie. Biuro rachunkowe z Białegostoku wskazuje, dlaczego warto się przygotować na KSeF

Księgowy był pewny, że zrobił co w jego mocy, żeby przedsiębiorcy przygotowali się do wdrożenia KSeF-u. Jakie było jego zdziwienie, gdy 1 lutego odebrał telefon od jednego ze swoich klientów.

— Potrzebuję pana pomocy, bo nie chcą mi wydać faktury kosztowej — grzmiał w telefonie przedsiębiorca.

— Kto nie chce panu wydać tej faktury? — zapytał księgowy.

— No jestem na stacji paliw i powiedzieli mi, że nie otrzymam papierowej faktury… Chyba chcą mnie spławić, bo coś pobąkiwali, że prześlą mi ją do KSeF-u… Nie dali sobie przepowiedzieć, że mój KSeF będzie obowiązywał dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Postraszyłem ich prawnikiem, ale oni nadal idą w zaparte!

— Ale proszę pana, oni mają do tego prawo! Od dzisiaj obowiązuje ich KSeF, więc będą panu przesyłać faktury do tego systemu, a pan musi je sobie pobrać… Oczywiście biuro rachunkowe „Tributum” z Białegostoku pomoże panu w tym, ale potrzebuję pana upoważnienia do tej czynności…